Sistem pergudangan memiliki peran penting terutama bagi industri yang menangani barang fisik seperti distributor maupun manufaktur. Perlu adanya warehouse management system yang efektif agar dapat mengelola gudang dengan optimal.
Sistem manajemen gudang (WMS) ini akan memungkinan terjadinya pengelolaan gudang teratur sehingga proses operasional usaha dapat berjalan lancar. Mari simak lebih lanjut mengenai sistem manajemen gudang, manfaat, fungsi dan informasi penting lainnya di artikel berikut.
Apa Itu Warehouse Management System?
Secara sederhana definisi sistem manajemen pergudangan (WMS) adalah sebuah aplikasi yang membantu pengaturan, pengelolaan dan pelacakan seluruh kegiatan dalam gudang.
Pengelolaan dan pelacakan tersebut sudah di automatisasi sehingga pelaksanaannya lebih efektif. Jadi, sistem ini dapat meningkatkan efektivitas dan produktivitas perusahaan tersebut.
Penerapan sistem ini penting karena memungkinkan semua kegiatan pergudangan seperti inventarisasi barang, pencatatan keluar masuk barang, pengaturan tata letak penyimpanan dan lainnya dapat tertangani dengan baik.
Manfaat Warehouse Management System
Mengenal warehouse management system gudang penting karena dapat membantu perusahaan mengelola operasional gudang mereka dengan efektif dan efisien. Namun, mengaplikasikan sistem yang sesuai lebih penting karena Anda akan merasakan berbagai manfaatnya seperti berikut ini:
1. Mempermudah Pelacakan Barang
Melacak barang keluar masuk merupakan salah satu fitur penting dari sistem manajemen gudang logistik karena memudahkan penggunanya dalam melakukan kegiatan tersebut.
Ketika barang pertama kali masuk maka petugas akan memberi barcode berikut lokasi penyimpanannya di gudang tersebut. Fitur ini sangat bermanfaat karena dapat mengelola tempat dan lokasi penyimpanan berdasarkan jenis barang.
Alhasil, identifikasi tersebut akan membuat karyawan mudah mencarinya kembali di kemudian hari.
2. Efisiensi Sumber Daya
Tertatanya sistem sangat menguntungkan karena membuat proses handling menjadi lebih efektif dan efisien. Perusahaan juga dapat memberi tugas kepada karyawan sesuai kapasitas dan intensitas transaksi yang ada. Alhasil, perusahaan dapat menghemat biaya operasional secara keseluruhan.
3. Pengawasan Lebih Mudah Dilakukan
Sistem manajemen gudang mencatat semua kegiatan secara digital dan real time sehingga pengguna dapat mengaksesnya melalui perangkat pilihan mereka. Alhasil, mereka tetap dapat melakukan pengawasan walaupun sedang tidak berada di tempat.
Cara ini efektif karena operasional tetap dapat berjalan dengan lancar, sementara pengawasan tetap dilakukan. Anda juga dapat mengintegrasikan Warehouse Management System (WMS) dengan aplikasi lain agar pengelolaan seluruh operasional gudang lebih optimal.
4. Mengurangi Kemungkinan Human Error
Otomatisasi pada WMS membuat pengerjaan semua data dan informasi secara digital. Alhasil, kemungkinan terjadinya human error akibat kesalahan input dapat berkurang.
5. Mudah Ketika Ingin Memeriksa Histori Barang
Implementasi manajemen sistem pergudangan logistik yang tepat sangat krusial karena mempermudah penggunanya dalam memeriksa histori barang. Pasalnya, sistem akan mencatat secara detail semua proses keluar masuk barang .
Jadi, mulai barang masuk ke gudang transit, proses bongkar muat hingga pengantaran ke konsumen semua tercatat secara sistematis.
Termasuk di dalamnya data operator pelaksana, jumlah aktual barang keluar masuk dan data penting lain sehingga memudahkan perusahaan melakukan audit di kemudian hari.
6. Membuat Laporan Keuangan Lebih Sistematis dan Rapi
Mengintegrasikan WMS dengan sistem yang kompatibel akan membuat proses pembuatan laporan biaya menjadi lebih mudah dan akurat.
7. Mempermudah Komunikasi Antar Gudang
Sistem WMS yang baik memudahkan penggunanya untuk melakukan komunikasi antar gudang. Misalnya untuk menyimpan produk yang harus disimpan beku dari satu cold storage ke gudang penyimpanan lainnya.
Semua data transfer barang baik detail produk maupun jumlahnya tercatat secara real time.
Fungsi Warehouse Management System
Apa fungsi utama dari WMS? Secara umum WMS berfungsi untuk menciptakan sebuah otomatisasi dan integrasi agar operasional gudang dapat berjalan dengan lebih efektif dan efisien.
Berikut beberapa fungsi dari warehouse management system yang perlu Anda perhatikan:
1. Inventarisasi Gudang
Melakukan inventarisasi gudang secara efektif merupakan salah satu fungsi utama dari WMS. Dalam hal ini operator gudang seharusnya memiliki data lengkap mengenai keluar masuk barang.
Alhasil, ia tahu mengenai ketersediaan stok maupun perlu tidaknya melakukan restocking. Informasi tersebut juga penting agar pemanfaatan area penyimpanan di gudang tersebut dapat optimal.
2. Mengelola SDM
Belajar Warehouse Management System penting karena memungkinkan Anda melakukan monitor dan penilaian terhadap karyawan secara real time. WMS dapat memantau kinerja mereka sehingga bermanfaat bagi perusahaan dalam mengelola SDM mereka.
Selain itu, sistem ini dapat membuat produktivitas karyawan meningkat sesuai dengan kapasitas pekerjaan yang ada .
3. Merencanakan Layout Gudang
Menerapkan desain tata letak yang baik sangat penting karena dapat membuat daya tampung gudang meningkat. Anda dapat melakukannya dengan memilih sistem manajemen gudang yang tepat.
Penyimpanan sistematis dapat Anda capai dengan mempertimbangkan faktor seperti kemudahan akses keluar masuk barang, bobot, jenis maupun intensitas dari permintaan barang.
4. Melakukan Proses Order
WMS membantu pengawasan pesanan dan pengiriman barang agar pelanggan dapat menerimanya secara tepat waktu.
Kondisi ini dapat membuat biaya operasional gudang berkurang karena tidak ada lagi salah kirim barang atau salah mengirim barang ke alamat yang salah. Pasalnya, WMS melakukan semuanya secara sistematis oleh sistem.
5. Melakukan Dokumentasi Digital
Sistem melakukan semua proses operasional gudang secara digital dan real time sehingga pengguna dapat mengaksesnya kapan saja. Jadi, katakan selamat tinggal kepada dokumen fisik berupa dokumen kertas.
6. Analisa Melalui Warehouse Management System
Sistem manajemen pergudangan menawarkan analisa dan pandangan yang akurat dan intensif mengenai seluruh kegiatan pergudangan Anda. Alhasil, dengan data tersebut Anda dapat melakukan berbagai tindakan baik pencegahan, perbaikan maupun perencanaan untuk kemajuan perusahaan.
7. Layanan Pelanggan yang Handal
Salah satu fokus utama perusahaan adalah bagaimana membuat pelanggan merasa puas dengan layanan mereka. Sistem WMS dapat membantu Anda mencapai hal itu karena mampu memberikan data pengiriman yang akurat.
Alhasil, Anda dapat mengirim produk yang tepat kepada pelanggan secara tepat waktu.
8. Meningkatkan Produktivitas
WMS memiliki catatan lengkap mengenai kinerja setiap karyawan sehingga Anda dapat melakukan evaluasi. Anda dapat melakukan pelatihan untuk meningkatkan kemampuan karyawan.
Fitur WMS relatif mudah dipahami sehingga memudahkan karyawan Anda dalam mempelajarinya. Dengan menerapkan sistem ini maka kinerja dan produktivitas karyawan akan semakin meningkat yang berdampak baik bagi perusahaan.
Alur Kerja Warehouse Management System
Informasi mengenai alur kerja Warehouse Management System (WMS)ini perlu untuk Anda pelajari karena dapat membantu memaksimalkan aktivitas pergudangan:
- Barang Masuk. Hal pertama dari alur kerja WMS adalah melakukan input data ketika barang pertama kali masuk gudang.
- Putting Away. Setelah proses di atas maka proses selanjutnya adalah mengidentifikasi, menempatkan dan menyimpan barang di gudang berdasarkan jenis, berat dan variabel lainnya.
- Proses Picking. Tujuan proses ini pada dasarnya melakukan pengambilan barang dari gudang penyimpanan agar petugas dapat melakukan persiapan pengiriman ke pelanggan.
- Proses Packing. Proses mengumpulkan dan mengelompokkan barang yang akan diantar atau dikirim.
- Dispatching Process. Pengantaran atau delivery barang ke pelanggan.
- Returns Process. Proses ini terjadi ketika pelanggan melakukan pengembalian barang.
- Stock Taking Process. Proses ketika sistem menghitung sisa barang yang tersimpan di gudang.
- Laporan. Merupakan proses akhir yang berupa laporan menyeluruh mengenai proses manajemen gudang.
Kesimpulan
Manajemen gudang memainkan peran penting dalam industri logistik. Pengelolaan gudang akan semakin efektif dengan implementasi sistem yang tepat. Warehouse Management System dapat membantu menekan biaya operasional, mengoptimalkan kinerja serta produktivitas karyawan meningkatkan.
Untuk masalah keamanan mobil dalam proses distribusi, Anda bisa pasang GPS Tracker dari GPSKU. Alat ini tidak hanya berfungsi untuk melacak, tetapi bisa untuk memantau pemakaian bahan bakar, route plan optimize, info perbaikan mobil, dan lainnya.
Nah, demi kelancaran bisnis dan keamanan mobil distribusi Anda. Segera dapatkan dan pasang GPS Tracker ini.
