Tiap aktivitas penyaluran barang tidak bisa lepas dari keberadaan dokumen logistik yang merupakan landasan kelancaran pelaksanaan kegiatan usaha. Surat-surat ini bukan sekedar berfungsi sebagai dokumen transaksi, namun juga jadi perangkat pengendalian, pelacakan, hingga pertanggungjawaban hukum.
Mari telusuri bersama definisi dokumen logistik, fungsi strategisnya, termasuk jenis-jenis dokumen yang harus Anda sertakan dalam aktivitas pengiriman.
Pengertian Dokumen Logistik
Dokumen logistik adalah sekumpulan surat dan catatan resmi yang berfungsi mencatat, mengontrol, serta memverifikasi setiap tahapan dalam proses distribusi barang. Dokumen ini memuat informasi penting seperti jenis barang, jumlah, asal, tujuan, hingga identitas pengirim dan penerima.
Dalam sistem logistik modern, keberadaan dokumen logistik memastikan transparansi, keamanan, dan keabsahan setiap transaksi, sekaligus mendukung pelacakan real time melalui teknologi GPS tracker. Seluruh data tersebut menjadi bagian penting dari sistem fleet management untuk efisiensi dan pengawasan armada secara menyeluruh.
Macam-Macam Dokumen Logistik dan Fungsinya
Dalam proses pengiriman barang, terdapat berbagai jenis dokumen logistik yang memiliki fungsi berbeda sesuai tahap distribusinya. Setiap dokumen berperan penting untuk memastikan proses pengiriman berjalan efisien, akurat, dan sesuai standar operasional logistik modern.
Berikut daftarnya:
1. Surat Jalan
Surat jalan merupakan dokumen logistik resmi yang wajib disertakan setiap kali perusahaan melakukan proses pengiriman barang dari pabrik asal ke tujuan penerima. Dokumen ini biasanya dibawa oleh sopir sebagai bukti sah bahwa barang telah dikirim sesuai pesanan.
Di dalam surat jalan, tercantum informasi penting, seperti:
- nama
- alamat perusahaan
- nomor kendaraan
- nama sopir
- nomor PO (Purchase Order)
- jenis dan jumlah barang yang dikirim.
Fungsi:
Surat jalan berfungsi sebagai bukti pengiriman demi memudahkan proses pelacakan, dan pemeriksaan stok. Selain itu dokumen ini menjadi dasar pencocokan data saat barang diterima di lokasi tujuan.
2. Surat Perintah Muat
Dokumen logistik satu ini dikeluarkan oleh perusahaan jasa pengiriman dan diberikan kepada pihak pengirim barang sebagai izin untuk memuat barang ke dalam kendaraan angkut.
Dokumen ini berisi informasi penting, antara lain:
- jenis barang kiriman
- jumlah
- berat muatan
- nama dan kontak sopir yang bertanggung jawab atas pengiriman
Fungsi:
Surat Perintah Muat adalah bukti legal untuk kegiatan pemuatan. Fungsi lainnya adalah membantu memastikan setiap barang dikirim sesuai prosedur, menghindari risiko kesalahan logistik, dan mempermudah proses pengawasan dan administrasi dalam rantai distribusi.
3. Surat Jalan Ekspedisi
Surat jalan ekspedisi adalah dokumen logistik berisi seluruh detail proses pengiriman barang dari pihak pengirim ke penerima. Surat Jalan Ekspedisi selalu disertakan bersama barang dan diserahkan kepada penerima saat pengiriman tiba di tujuan.
Isinya mencakup:
- nama perusahaan
- alamat
- tanggal pengiriman
- nomor surat jalan
- daftar barang
- jumlah barang
- harga barang
- kondisi barang
Fungsi:
Selain menjadi bukti serah terima yang sah, surat jalan ekspedisi juga berfungsi untuk memastikan keakuratan data pengiriman, mempermudah proses audit dan pelacakan, serta menjadi dasar validasi jika terjadi selisih atau kerusakan barang selama perjalanan.
4. Delivery Order (DO)
Delivery Order (DO) merupakan dokumen resmi berupa perintah pengiriman barang dari pihak penjual kepada jasa ekspedisi atau pihak logistik yang bertugas mengantarkan pesanan ke konsumen. Dokumen ini memastikan proses pick-up dan pengiriman berjalan teratur sesuai jadwal.
Di dalamnya tercantum:
- data perusahaan pengirim
- data penerima
- nomor DO
- tanggal kirim
- detail barang seperti: kode, nama, dan jumlah pesanan.
Fungsi:
Selain sebagai panduan pengiriman, fungsi dokumen logistik DO juga membantu meminimalkan kesalahan distribusi, mempercepat proses verifikasi barang, serta menjadi dasar pelaporan dan kontrol dalam sistem manajemen logistik perusahaan.
5. Berita Acara Serah Terima Barang (BAST)
BAST adalah dokumen penting yang digunakan sebagai bukti legalitas dalam proses penyerahan barang atau jasa antara pihak penyedia dan penerima.
Dokumen ini berisi informasi lengkap, yaitu:
- nama dan jabatan kedua pihak
- rincian barang (nama, jumlah, harga)
- keterangan kondisi barang saat diterima
- tanda tangan dari pengirim dan penerima sebagai bentuk pengesahan transaksi
Fungsi:
BAST merupakan bukti sah bahwa barang telah diterima sesuai kesepakatan. Fungsi detailnya adalah untuk menghindari sengketa kedua belah pihak, memastikan transparansi proses logistik, serta memperkuat akuntabilitas dalam setiap kegiatan distribusi.
6. Purchase Order (PO)
Pembeli menerbitkan dokumen resmi ini sebagai pesanan pembelian kepada penjual. Selanjutnya PO menjadi dasar transaksi yang memastikan seluruh pesanan dilakukan sesuai kesepakatan antara kedua belah pihak.
Dalam PO tercantum informasi seperti:
- nama
- alamat perusahaan pemesan
- tanggal pemesanan
- tanggal pengiriman
- daftar barang
- jumlah, harga satuan
- total harga
- nilai pajak yang berlaku
Fungsi:
Dokumen Purchase Order berfungsi sebagai bukti permintaan pembelian, juga membantu mengontrol arus persediaan, dan mempermudah proses administrasi keuangan. Purchase Order juga menjadi referensi penting dalam proses audit serta pelacakan transaksi di sistem logistik perusahaan.
7. Equipment Interchange Receipt (EIR)
EIR adalah dokumen resmi yang menjadi bukti serah terima kontainer antara pihak pengirim dan penerima.
Dokumen ini mencantumkan detail penting seperti:
- nomor seri kontainer
- ukuran
- jenis
- kondisi fisik
- tanggal pengambilan
- pengembalian
- nama perusahaan
- kendaraan yang digunakan dalam proses pengiriman.
Fungsi:
Fungsi utama EIR adalah memastikan bahwa kontainer diterima dalam kondisi yang sama seperti saat diserahkan, sekaligus mencegah terjadinya kesalahan, kehilangan, atau kerusakan selama proses transportasi.
Selain itu, EIR juga berperan dalam meningkatkan akuntabilitas dan efisiensi pengelolaan armada logistik, terutama dalam pengiriman skala besar menggunakan kontainer.
8. Bill of Lading (B/L)
Dokumen penting ini berkaitan dengan kegiatan pengangkutan internasional termasuk transshipment dan cross docking yang menyatakan bahwa barang telah diterima oleh pihak pengangkut apa pun transportasinya. Ini misalnya kapal, pesawat, maupun moda transportasi lainnya.
Informasi penting yang tercantum dalam dokumen logistik bill of lading yaitu:
- data pengirim dan penerima
- pelabuhan muat dan bongkar
- deskripsi barang
- berat
- jumlah kontainer
- tanda tangan resmi dari pihak terkait
Fungsi:
Selain berperan penting dalam menjamin keamanan dan keabsahan pengiriman lintas negara, Bill of Lading juga digunakan untuk keperluan administrasi bea cukai, asuransi kargo, serta pelacakan status barang selama perjalanan logistik internasional.
Dokumen ini berfungsi sebagai bukti penerimaan barang, kontrak pengangkutan, sekaligus bukti kepemilikan atas barang yang dikirim.
9. Invoice
Invoice alias faktur penagihan adalah dokumen resmi yang diterbitkan oleh penjual kepada pembeli sebagai bukti transaksi jual beli sekaligus dasar penagihan pembayaran.
Dokumen ini mencatat secara rinci detail pengiriman barang, mencakup:
- harga satuan
- nomor dan tanggal penerbitan
- nama penerima beserta alamat dan email
- daftar barang, subtotal
- pajak
- total akhir
- informasi rekening perusahaan untuk pembayaran
Fungsi:
Selain berfungsi sebagai bukti sah transaksi, invoice juga membantu menjaga transparansi keuangan, mempercepat proses administrasi pembayaran, dan memudahkan pencatatan akuntansi dalam sistem manajemen logistik perusahaan.
10. Shipping Instruction (SI)
Dokumen logistik ini berupa perintah pengapalan dari pengirim barang dan ditujukan kepada agen kapal.
Di dalamnya tercantum:
- data pengirim dan penerima
- nama kapal
- rute pengiriman
- tanggal muat
- daftar barang
- berat bersih dan kotor.
Fungsi:
Shipping Instruction berguna untuk memesan ruang kapal atau kontainer, sekaligus menjadi dasar pembuatan Bill of Lading (B/L). Di samping itu dokumen SI berfungsi untuk memastikan seluruh informasi pengiriman tercatat dengan akurat, menghindari kesalahan manifes, dan mempercepat proses administrasi ekspor-impor.
Dokumen ini biasanya kita butuhkan sebelum proses pemuatan barang ke kapal, agar jadwal keberangkatan dan ketersediaan kontainer dapat kita konfirmasi tepat waktu.
Pengelolaan dokumen logistik yang rapi dan akurat merupakan kunci utama kelancaran proses distribusi barang, mulai dari pembuatan pesanan hingga serah terima di lokasi tujuan. Namun, kelancaran dokumen saja tidak cukup tanpa sistem pemantauan armada yang efisien.
Di sinilah GPS Fleet Management Tracking dari GPSKU hadir sebagai solusi modern untuk meningkatkan efisiensi operasional logistik Anda. Dengan fitur Track Vehicle Location & Status in Real-Time, perusahaan dapat memantau posisi kendaraan, kondisi pengiriman, serta mengoptimalkan rute transportasi secara cerdas.
Pastikan seluruh proses logistik bisnis Anda berjalan aman, cepat, dan transparan bersama GPSKU, mitra tepercaya untuk manajemen armada profesional.
