Inbound logistic merupakan salah satu proses awal yang sangat krusial bagi perusahaan dalam memproduksi barang mentah menjadi barang jadi. Dalam logistik sebenarnya juga ada outbound logistic atau marketing logistics, yaitu pengelolaan logistik distribusi produk jadi (finished goods) dari gudang pabrik atau produsen ke konsumen akhir. [1]
Namun, di dalam artikel ini akan fokus membahas tentang inbound logistic, siapa saja pihak yang terkait, proses yang berlangsung di dalamnya, dan juga cara optimalisasinya. Simak paparan berikut!
Pengertian Inbound Logistic
Inbound logistic adalah aktivitas pengelolaan barang yang masuk ke perusahaan. Barang dalam hal ini yaitu material mentah atau bahan baku yang nantinya akan melalui proses produksi dan menjadi barang jadi yang siap didistribusikan ke distributor ataupun konsumen.
Pihak luar yang terlibat dalam aktivitas inbound adalah pemasok. Sehingga, sifatnya B2B (business to business). Jadi, pemasok akan mengirimkan barangnya ke perusahaan, kemudian staff inbound logistic akan mengelola barang itu dari awal kedatangan sampai nanti tersimpan di gudang.
Proses inbound logistic harus dilakukan dengan sangat teliti karena akan berpengaruh pada kualitas hasil akhir produksi dan kepuasan pelanggan. Dengan proses inbound logistic yang efektif, maka perusahaan akan mendapatkan bahan baku berkualitas.
“Yang mempengaruhi kualitas bahan baku bukan hanya dari pemasok saja, namun juga penyimpanan selama barang tersebut tersimpan di gudang sampai nantinya mulai masuk ke proses produksi.”
Contoh inbound logistic misalnya pada produsen tuna kaleng. Di sini, staff yang bertugas mengurus inbound logistik akan menghubungi pemasok ikan tuna dan bumbu lainnya. Begitu datang, stok ikan tuna segar dan bahan bumbu tersebut akan masuk ke dalam gudang penyimpanan.
Proses dari memilih pemasok tuna, kemudian pengantaran, penyimpanan, hingga akhirnya siap masuk ke tahap produksi inilah yang dinamakan inbound logistic.
Pihak yang Terkait
Pihak yang terkait dalam inbound logistic yaitu pemasok, penerima, dan kargo (untuk jarak jauh).
Dalam hal ini, pihak pemasok belum tentu produsen dari bahan baku tersebut, namun bisa jadi distributor atau siapapun yang memegang produknya.
Sedangkan, pihak penerima juga belum tentu dalam bentuk perusahaan, seperti pabrik yang memproduksi barang jadi, namun bisa juga merek, pengecer, perusahaan logistik, ataupun pihak ketiga lain.
Jadi, arti dari kedua istilah tersebut memang luas.
Proses Inbound Logistic
Paparan detail mengenai proses inbound logistik adalah sebagai berikut.
1. Pengadaan
Pengadaan merupakan proses awal dari aktivitas inbound logistic. Dalam tahap ini, perusahaan melakukan penentuan supplier/pemasok mana yang akan mereka pakai. Penyeleksian tentu berlangsung ketat demi mendapatkan bahan baku terbaik.
2. Mengelola Pemasok
Setelah mendapatkan kandidat pemasok potensial, perusahaan selanjutnya melakukan penawaran harga dan melakukan negosiasi untuk mendapatkan harga terbaik. Setelah deal untuk melakukan kerjasama, perusahaan pun mengelola hubungan dengan pemasok.
3. Identifikasi Kebutuhan
Dalam tahap ini, perusahaan melakukan identifikasi terhadap kebutuhan bahan baku yang dibutuhkan untuk proses produksi. Untuk membantu penentuan jumlah kebutuhan bahan baku, perusahaan juga melihat dinamika permintaan pasar.
Perusahaan dapat memprediksi kapan saja permintaan pasar akan meningkat, karena ini berarti pembelian barang baku juga akan lebih banyak dari biasanya.
Contohnya misal pada perusahaan yang menjual produk sirup. Mendekati bulan ramadhan, tentu permintaannya akan meningkat. Sehingga, perusahaan perlu meningkatkan jumlah produksi dan membeli bahan baku dengan jumlah lebih banyak.
4. Pembelian
Setelah mengetahui kapan kira-kira permintaan pasar akan meningkat, maka perusahaan memesan bahan baku beberapa saat sebelumnya agar stoknya bisa datang tepat waktu.
5. Transportasi
Begitu melakukan pemesanan, perusahaan lantas menentukan metode pengiriman yang akan mereka gunakan. Dengan jalur apa dan kendaraan seperti apa. Kemudian juga bagaimana cara tahap pemindahan barang dari titik jemput ke titik tujuan.
Transportasi merupakan salah satu faktor yang vital dalam inbound logistic karena kualitas barang selama perjalanan harus tetap terjaga dalam keadaan baik sampai ke tujuan.
Selain itu, perlu memperhatikan juga kondisi kendaraan tersebut apakah memungkinkan untuk membawa tipe bahan bakunya. Misal, bahan bakunya adalah ikan tuna, maka selama pengiriman harus berada dalam keadaan dingin agar tetap segar dengan memanfaatkan cold delivery.
6. Penerimaan
Ketika pesanan telah sampai, maka perlu melakukan pengecekan untuk memastikan barang datang dalam kualitas baik dan sesuai pesanan.
7. Penyimpanan
Begitu melakukan quality check terhadap barang yang datang, maka selanjutnya adalah masuk pada tahap penyimpanan. Perusahaan perlu memastikan barang tersimpan pada tempat yang baik sebelum nantinya masuk ke proses produksi.
8. Pengelolaan Stok
Proses ini meliputi pengawasan terhadap bahan baku yang telah tersimpan di gudang perusahaan. Apabila stok mulai menipis, perlu bersiap untuk kembali melakukan pembelian terhadap stok baru.
Cara Optimalisasi Inbound Logistic
Di bawah ini merupakan cara untuk mengoptimalkan inbound logistic.
1. Menyusun Strategi Perencanaan yang Efektif
Perusahaan perlu menganalisis berbagai hal termasuk sistem kerja dari pemasok. Dengan begitu, lama waktu mereka bekerja menyiapkan pesanan sampai pengiriman bisa diperkirakan. Hal ini membantu perusahaan menentukan kapan waktu yang tepat untuk memesan stok baru.
2. Pemanfaatan Teknologi
Perusahaan perlu memanfaatkan teknologi demi kelancaran aktivitas inbound logistic. Dengan memanfaatkan teknologi seperti sistem manajemen logistik, akan lebih mudah untuk melakukan pencatatan stok dan monitoring.
Teknologi juga meliputi otomatisasi, misalnya pemanfaatan transportation management system untuk kendaraan operasional inbound logistic dengan sistem milk run.
3. Komunikasi
Dalam bisnis, komunikasi tentu penting karena terdapat berbagai pihak yang berkepentingan. Untuk mengoptimalkan inbound logistic, perlu membangun komunikasi yang efektif agar tidak ada keragu-raguan dalam mengambil tindakan dan juga meminimalisir kesalahan.
Berikut adalah beberapa langkah penting untuk membangun komunikasi yang efektif:
- Definisi Peran dan Tanggung Jawab: Pastikan semua anggota tim dan mitra bisnis memahami dengan jelas peran dan tanggung jawab mereka dalam proses inbound logistics. Hal ini akan membantu menghindari tumpang tindih atau kebingungan.
- Komunikasi Rutin: Tetapkan jadwal komunikasi rutin, seperti pertemuan mingguan atau pembaruan harian melalui email atau panggilan telepon. Hal ini akan memungkinkan semua pihak untuk berbagi informasi terkini.
- Sistem Informasi: Gunakan sistem informasi atau perangkat lunak manajemen logistik yang memungkinkan semua pihak untuk mengakses data yang relevan dengan mudah. Ini akan meminimalisir kesalahan dan meningkatkan visibilitas atas status barang.
- Pemecahan Masalah: Tentukan prosedur untuk mengatasi masalah yang mungkin muncul dalam proses logistik. Pastikan semua pihak tahu cara melaporkan dan menyelesaikan masalah dengan cepat dan efektif.
- Keterbukaan dan Kolaborasi: Fasilitasi keterbukaan dan kolaborasi di antara semua pihak yang terlibat. Dukung budaya di mana orang merasa nyaman berbagi ide, masalah, atau saran untuk meningkatkan proses.
- Pelatihan dan Pengembangan: Pastikan tim Anda memiliki keterampilan komunikasi yang baik. Ini dapat mencakup pelatihan dalam komunikasi verbal, tertulis, dan non-verbal.
- Evaluasi dan Pembaruan: Secara teratur tinjau proses komunikasi Anda dan cari cara untuk memperbaikinya. Tidak semua metode komunikasi akan efektif selamanya, jadi siap untuk melakukan perubahan jika diperlukan.
- Pemahaman Kebutuhan Pelanggan: Selalu pertimbangkan kebutuhan dan ekspektasi pelanggan dalam proses komunikasi. Ini akan membantu Anda mengambil tindakan yang sesuai dengan memprioritaskan kepuasan pelanggan.
Demikian tentang pengertian, proses, dan cara optimalisasi inbound logistic. Jadi, aktivitas satu ini sangat penting bagi perusahaan dan perlu pengelolaan yang optimal agar dapat menghasilkan produk unggul dan meningkatkan profit perusahaan. Ada beberapa pilihan tracker terbaik yang bisa Anda gunakan. Simak link di sini!
