On Time In Full atau OTIF adalah salah satu metrik kinerja yang digunakan untuk mengukur seberapa baik suatu perusahaan dapat memenuhi permintaan pelanggan secara tepat waktu dan lengkap. Dengan kata lain, OTIF akan menunjukkan persentase pesanan yang terkirim sesuai dengan jadwal dan spesifikasi yang pelanggan inginkan.
Selain penjelasan di atas, artikel ini akan menjelaskan juga mengenai beberapa hal penting terkait OTIF. Seperti keuntungan OTIF, strategi yang digunakan, juga kendala dan solusi OTIF, termasuk mengenal sistem-sistem lain seperti milk run.
Mari kita simak bersama!
Keuntungan OTIF
Lalu, mengapa sistem ini penting bagi perusahaan Anda? Berikut adalah beberapa keuntungan yang dapat perusahaan peroleh dari meningkatkan sistem pada keseluruhan perusahaan:
Meningkatkan Kepuasan Pelanggan
Pelanggan akan merasa puas jika mereka menerima produk atau layanan yang mereka pesan sesuai dengan harapan mereka. Hal ini tentu akan meningkatkan loyalitas pelanggan dan memperkuat reputasi perusahaan.
Mengurangi Biaya Operasional
Dengan meningkatkan sistem di perusahaan dapat mengurangi biaya-biaya yang terkait dengan keterlambatan pengiriman, stok berlebih, retur barang, kompensasi, dan lain-lain.
Jika transportation management system tertata dengan baik, maka hal ini dapat meningkatkan efisiensi dan profitabilitas perusahaan.
Meningkatkan Daya Saing
Ketika kualitas sistem perusahaan Anda meningkat, maka perusahaan dapat memberikan nilai tambah kepada pelanggan dan membedakan diri dari pesaing yang lain. Hal ini akan membantu dalam meningkatkan pangsa pasar dan proses pertumbuhan perusahaan.
Strategi Meningkatkan OTIF
Setelah mengetahui definisi dan keuntungan menerapkan sistem ini pada perusahaan Anda, sekarang saatnya mengetahui strategi yang efektif dalam meningkatkan sistem ini perusahaan Anda.
Berikut adalah beberapa strategi yang dapat Anda terapkan:
Meningkatkan Perencanaan dan Pengendalian Produksi
Perusahaan harus mampu merencanakan dan mengendalikan proses produksi dengan baik agar dapat memenuhi permintaan pelanggan secara akurat dan efisien.
Hal ini meliputi penggunaan sistem informasi yang canggih dan terkini, pengelolaan persediaan yang optimal, memiliki jadwal yang fleksibel, dan meningkatkan kualitas produk perusahaan Anda.
Meningkatkan Komunikasi Efektif dengan Pemasok
Agar sistem ini berjalan dengan optimal, maka perusahaan harus mampu berkomunikasi dan berkoordinasi dengan pemasok secara efektif. Hal ini tentu untuk dapat memastikan ketersediaan bahan baku, komponen, dan barang jadi yang dibutuhkan.
Tak lupa untuk melakukan beberapa hal ini: memilih pemasok yang berkualitas, pembuatan kontrak yang jelas, pemantauan kinerja pemasok, dan penyelesaian masalah secara cepat.
Meningkatkan Komunikasi dengan Pelanggan
Perusahaan harus mampu berkomunikasi dan berkoordinasi dengan pelanggan secara proaktif agar dapat memahami kebutuhan dan harapan yang pelanggan inginkan.
Biasanya, hal ini termasuk pada penyampaian informasi yang akurat, responsif dan transparan, penyesuaian produk atau layanan sesuai dengan permintaan pelanggan, dan penanganan keluhan atau permintaan perubahan pada pesanannya.
Kendala dalam Menerapkan Sistem
Meskipun sistem ini memiliki banyak manfaat bagi perusahaan, namun tidak mudah untuk dapat menerapkannya secara konsisten.
Ada beberapa kendala yang sering perusahaan hadapi dalam menerapkan sistem ini, seperti:
Permintaan yang Tidak Stabil
Permintaan pelanggan dapat berubah-ubah sesuai dengan kondisi pasar, musim, tren, dan faktor lainnya. Hal ini tentu dapat menyulitkan perusahaan untuk memperkirakan permintaan konsumen dengan akurat dan menyesuaikan kapasitas produksi dengan permintaan.
Keterbatasan Sumber Daya
Perusahaan mungkin tidak memiliki sumber daya manusia yang cukup untuk memenuhi permintaan pelanggan secara optimal. Atau sumber daya seperti bahan baku, peralatan, ruang penyimpanan, dan lain-lain.
Keterbatasan ini ini dapat menyebabkan keterlambatan produksi, stok berlebih atau kekurangan, dan penurunan kualitas produk.
Gangguan Eksternal
Perusahaan Anda mungkin saja mengalami gangguan eksternal yang tidak terduga yang dapat mengganggu proses produksi atau pengiriman, seperti bencana alam, kecelakaan, kerusakan mesin, pemogokan, regulasi pemerintah, dan lain-lain.
Gangguan ini dapat menyebabkan keterlambatan pengiriman, kerusakan barang, atau bahkan kehilangan barang.
Solusi Menghadapi Kendala Sistem
Untuk mengatasi tantangan-tantangan tersebut, perusahaan Anda dapat menerapkan beberapa solusi, seperti:
Penggunaan Teknologi Canggih
Perusahaan dapat menggunakan teknologi canggih untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi proses bisnisnya, seperti sistem informasi yang lebih terintegrasi, analisis data besar dengan akurat, kecerdasan buatan (AI), dan lain-lain.
Teknologi canggih dapat membantu perusahaan Anda dalam meningkatkan akurasi perkiraan permintaan, mengoptimalkan persediaan, meningkatkan fleksibilitas produksi, meningkatkan kecepatan dan ketepatan pengiriman, dan meningkatkan kualitas produk.
Penerapan Sistem Manajemen Mutu
Perusahaan Anda dapat menerapkan sistem manajemen mutu untuk meningkatkan standar kualitas produk dan layanan, seperti ISO 9001, Total Quality Management (TQM), Six Sigma, dan lain-lain.
Sistem manajemen mutu dapat membantu perusahaan Anda untuk mengidentifikasi dan menghilangkan penyebab-penyebab masalah, meningkatkan kepuasan pelanggan, mengurangi biaya yang tak perlu, dan meningkatkan kinerja perusahaan secara keseluruhan.
Pengembangan Sumber Daya Manusia.
Solusi terakhir adalah, perusahaan dapat mengembangkan sumber daya manusia yang merupakan aset terpenting dalam menerapkan sistem ini, seperti karyawan, manajer, pemasok, dan pelanggan.
Perusahaan Anda dapat melakukan berbagai kegiatan menarik untuk meningkatkan kompetensi dan motivasi. Seperti pelatihan, pengembangan karir, penghargaan, umpan balik, dan lain-lain.
Sumber daya manusia yang berkualitas dapat membantu perusahaan untuk meningkatkan produktivitas, kreativitas, dan inovasi.
Kesimpulan
OTIF (On Time In Full) adalah metrik kinerja yang mengukur seberapa baik perusahaan dapat memenuhi permintaan pelanggan secara tepat waktu dan lengkap.
Dengan meningkatkan daya saing pada perusahaan Anda, maka Anda dapat memberikan banyak keuntungan, seperti meningkatkan kepuasan pelanggan, mengurangi biaya operasional, dan meningkatkan daya saing.
Untuk meningkatkan daya saing perusahaan dapat menerapkan beberapa strategi, seperti meningkatkan perencanaan dan pengendalian produksi, meningkatkan komunikasi dengan pemasok dan juga dengan pelanggan.
Terdapat beberapa kendala yang harus Anda waspadai ketika perusahaan berusaha menerapkan OTIF. Namun jangan khawatir! Dengan solusi yang tepat, sistem ini akan memberikan manfaat yang lebih besar bagi perusahaan Anda. Untuk informasi layanan terbaru kami, simak informasinya di website resmi GPSKU.
