Perusahaan yang bergerak di sektor industri tentunya akan menganggap serius manajemen field service. Hal ini mengacu pada aktivitas kerja yang dilakukan jauh dari lokasi perusahaan dan berada pada ranah klien.
Pengelolaan ini berdampak langsung pada keuntungan perusahaan, sehingga tidak ada keraguan untuk mengelola tugas terkait secara serius. Meski begitu, jenis aktivitas usaha lain juga memiliki pekerja di lapangan untuk dapat memperoleh manfaat dari strategi manajemen tersebut.
Apa yang dimaksud dengan field service? Simak penjelasan di bawah ini.
Pengertian Field Service Management
Field service adalah sistem pengelolaan pekerja di luar lokasi dan sumber daya yang mereka butuhkan untuk melakukan pekerjaan mereka secara efisien. Awalnya ini adalah proses manual yang melibatkan panggilan telepon dan pertukaran dokumen teknisi layanan lapangan, pelanggan dan personel kantor.
Saat ini, perangkat lunak sistem pengelolaan ini menangani sebagian besar pertukaran informasi dan proses layanan lapangan.
Perangkat lunak ini memungkinkan pekerja lapangan melihat dan membuat perubahan pada jadwal, perintah kerja, catatan akun pelanggan, inventaris, faktur, serta database dan catatan lainnya.
Demikian juga untuk kebutuhan penyediaan Proof of Delivery. Yakni dokumen konfirmasi pesanan sudah sampai di tujuan dan berhasil diantar ke penerima yang dituju .
Mengapa Field Service Management Penting
Apa tujuan field service? Sistem pengelolaan ini memungkinkan pekerja di luar lokasi melakukan pekerjaan dengan efisien. Dengan keberadaan perangkat lunak sistem pengelolaan ini, maka akan menyediakan sumber daya yang mereka perlukan untuk membangun komunikasi pekerja kantor dan lapangan hingga pelanggan.
Perangkat lunak tersebut membantu menyusun dan mengotomatiskan tugas yang berulang, mengurangi kesalahan.
Jika pekerjaan tidak berjalan sesuai rencana atau terjadi permasalahan logistik, teknisi dapat dengan cepat mengakses basis pengetahuan dan kelompok dukungan teknis untuk mendapatkan saran ahli.
Keberadaan perangkat lunak ini juga penting untuk meningkatkan kepuasan pelanggan. Mereka memberi pelanggan informasi tentang penjadwalan pesanan, permintaan layanan, kemajuan pekerjaan, dan pembayaran.
Jenis Kegiatan Field Service
Berikut adalah kategori utama kegiatan dalam manajemen pengelolaan ini :
1. Instalasi
Setelah pelanggan membeli peralatan, mereka akan membutuhkannya untuk dipasang secara ahli di lingkungan pengoperasian mereka. Seorang teknisi akan memastikan bahwa peralatan terpasang dengan benar dan beroperasi penuh sejak awal, menetapkan garis dasar dan standar untuk semua pengoperasian di masa depan.
2. Pemeliharaan
Salah satu aspek penting layanan ini adalah memperbaiki peralatan jika terjadi kerusakan. Kegiatan pemeliharaan layanan terbagi menjadi tiga kategori :
Perbaikan
Jika produk rusak, teknisi servis lapangan lapangan dikirim ke lokasi pelanggan untuk memperbaikinya. Selain itu, jika mesin tidak berfungsi sebagaimana mestinya, mesin tersebut mungkin memerlukan kalibrasi. Baik perbaikan maupun kalibrasi termasuk dalam pemeliharaan.
Pencegahan
Dengan penjadwalan inspeksi peralatan secara rutin, kerusakan yang merugikan dan waktu henti pelanggan dapat terhindarkan. Dengan menggunakan platform berupa perangkat lunak, Anda dapat menganalisis data dari peralatan Anda, dan memantau kinerja untuk melakukan pemeliharaan tepat pada saat diperlukan.
Proaktif
Layanan ini memprediksi kesalahan dan gangguan dengan membandingkan operasi normal dan mencatat anomali apapun. Sehingga teknisi dapat melakukan servis dan perbaikan sebelum peralatan rusak.
4. Bimbingan
Di sini, dengan mempertimbangkan keselamatan dan tindakan lainnya, teknisi lapangan memberikan saran terbaik kepada pelanggan mengenai penggunaan peralatan.
5. Pelayanan pelanggan
Tujuan utama dari setiap teknisi servis lapangan adalah untuk memberikan layanan pelanggan terbaik. Yakni dengan memberikan layanan terkait pemeliharaan peralatan, penjadwalan layanan, perbaikan umum dan pengujian.
Manfaat Field Service Management
Sistem pengelolaan ini bertujuan untuk meningkatkan layanan pelanggan dan membantu Anda mengelola biaya. Hal ini akan membantu field service engineer atau karyawan lapangan menyelesaikan tugas secara efisien. Langkah ini mempunyai banyak dampak positif, antara lain :
Alur Kerja Berstandar
Meminta karyawan menggunakan proses alur kerja yang terstandarisasi akan berdampak langsung pada efisiensi dan layanan. Karyawan harus melakukan upaya ekstra untuk mengkoordinasikan pekerjaan, terutama saat mereka tidak berada di lokasi pusat.
Mengurangi Dokumen
Dokumen fisik mungkin tidak akan hilang sepenuhnya. Namun, manajemen layanan lapangan dapat menggabungkannya lewat sistem manajemen dokumen elektronik untuk mengurangi pekerjaan administrasi. Kemudian menghilangkan kebutuhan akan sistem pengarsipan yang sudah ketinggalan zaman.
Penjadwalan yang Mulus
Proses penjadwalan pekerja yang transparan dan dinamis akan meminimalkan konflik, menciptakan layanan pelanggan yang lebih baik, dan mengurangi waktu yang terbuang. Pelanggan akan melihat waktu tunggu yang lebih singkat dan mendapatkan pengalaman yang lebih baik.
Pencocokan Tugas Sumber Daya yang Akurat
Sistem ini dapat memfasilitasi perencanaan tenaga kerja yang lebih tepat. Kemudian dapat mengidentifikasi kekuatan pekerja dan memasangkannya dengan tugas yang sesuai, serupa dengan manajemen sumber daya manusia.
Peningkatan Pemberdayaan Karyawan
Cara ini akan memberi karyawan peningkatan fleksibilitas. Mereka dapat mengakses data seperti informasi pelanggan, tingkat inventaris, dan perangkat lunak seluler kapan saja, dimana saja.
Peningkatan Inovasi
Sistem ini menggunakan analisis statistik, umpan balik karyawan dan pelanggan, serta penggunaan perangkat lunak untuk mendorong peningkatan inovatif. Semakin banyak informasi dikumpulkan, semakin mudah untuk mengenali kekurangan layanan, atau berapa lama waktu dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas guna membantu perencanaan lebih lanjut.
Proses dan Alur Kerja Field Service Management
Jalannya sistem pengelolaan ini bergantung pada proses dan alur kerja yang terdefinisi dengan baik. Dalam industri yang bergantung pada pemasok dan banyak komponen bergerak, proses dan otomatisasi yang konsisten akan meningkatkan efisiensi operasional secara keseluruhan.
Berikut adalah empat proses layanan lapangan yang akan mendapatkan manfaat dari otomatisasi:
Perintah Kerja Otomatis
Banyak organisasi menerima permintaan berulang untuk layanan umum. Mengisi formulir secara otomatis dengan data dan menugaskan teknisi secara otomatis menghemat waktu dan menghilangkan pekerjaan yang berlebihan.
Pembaruan Status
Solusi otomatisasi alur kerja akan memberi informasi kepada pelanggan jika ada teknisi yang terlambat atau ada suku cadang yang kehabisan stok. Sistem ini juga dapat menjadwal ulang pekerjaan jika diperlukan.
Pemantauan Aset
Melacak stok sangat penting untuk memenuhi perintah kerja. Sistem ini dapat memberitahu manajemen atau pemasok ketika persediaan hampir habis.
Pemeliharaan
Daripada menjadwalkan layanan secara manual setiap bulan atau tahunan, sistem secara otomatis dapat menghitung tanggal dan waktu yang tepat untuk pemeliharaan. Alur kerja yang ditentukan akan menghasilkan komunikasi yang konsisten di seluruh organisasi.
Alasan Bisnis Butuh Perangkat Lunak Field Service Management
Perangkat lunak manajemen layanan lapangan memainkan peran penting dalam bisnis. Sebab, memberi pemilik bisnis dalam menangani penjadwalan pesanan pengiriman bagi teknisi layanan lapangan Anda untuk menyelesaikan tugas.
Kemudian, memberikan solusi perangkat lunak manajemen layanan lapangan seluler yang menginspirasi untuk memilih berbagai konsep pengiriman pesanan untuk menutupi tugas sehari-hari secara teratur.
Perangkat lunak dalam sistem ini akan memungkinkan pemilik bisnis menangani manajemen kerja, manajemen tenaga kerja dan inventaris lewat perangkat seluler untuk meningkatkan pengalaman layanan. Perangkat ini akan membantu memberikan solusi manajemen layanan lapangan terbaik.
Kesimpulan
Field service management memberikan kemudahan bagi perusahaan untuk mengelola perintah kerja, entri data, melacak status pekerjaan, termasuk melacak waktu, Kemudian, yang paling penting, menghilangkan solusi berbasis kertas.
Sementara, perangkat lunak pendukung sistem tersebut dapat memelihara pengelolaan hubungan pelanggan yang kuat dalam organisasi Anda. Termasuk menangani fitur penjadwalan pekerjaan, pengiriman pekerjaan, pembuatan faktur dan manajemen aset sumber daya dengan mudah. Informasi lebih lanjut, silakan kunjungi laman berikut ini.
