Proof of delivery merupakan dokumen penting dalam bisnis pengiriman. Fungsinya adalah sebagai bukti bahwa ekspedisi telah berhasil selesai terkirim oleh kurir dan sampai ke tangan penerima.
Saat ini, seiring dengan meningkatnya tren e-commerce, salah aspek penting adalah memastikan pengiriman berhasil dan pelanggan telah menerimanya. Maka, kemudian terdapat sistem bukti pengiriman dalam ekspedisi.
Saat melakukan ekspedisi, banyak kurir menghadapi tuduhan palsu mencuri produk. Di sisi lain, ada juga beberapa kasus di mana kurir mencuri produk dan konsumen kesulitan membuktikannya. Di sinilah bukti ekspedisi memegang peranan penting.
Pengertian Proof of Delivery
Proof of Delivery artinya adalah bentuk tanda terima ekspedisi yang mengonfirmasi bahwa penerima barang telah menerima barang yang benar. Kwitansi, atau tagihan konfirmasi ini, berguna ketika penerima barang ingin mengembalikan suatu barang, atau mengajukan klaim kerusakan.
Dalam bentuk surat yang paling dasar, kurir ekspedisi akan mengumpulkan tanda tangan dari penerima barang, dengan tanggal dan waktu penerima menerima paketnya. Bukti ini idealnya juga mencantumkan alamat penerima dan deskripsi paket atau barang.
Jenis Proof of Delivery
Ada beberapa jenis proof of delivery document, yakni sebagai berikut :
Kertas
Penerima menandatangani formulir bukti ekspedisi, dan mereka dapat menyimpan satu salinan. Sedangkan petugas ekspedisi menyimpan salinan kedua untuk bisnis.
Tanda tangan digital
Penerima menandatangani formulir bukti ekspedisi digital pada perangkat seluler. Mereka menerima salinan ke alamat email mereka, dan perusahaan secara otomatis juga mendapatkan salinan yang lengkap dengan tanda tangan.
Foto
Jika penerima tidak ada di rumah, petugas mengambil foto yang menunjukkan detail ekspedisi di mana mereka meninggalkan barang, alamat dan waktu.
Komponen Utama Proof of Delivery
Untuk menghasilkan bukti ekspedisi yang berwawasan baik, harus menyertakan detail berupa proof of delivery form berikut :
- Nama dan logo perusahaan
- Penerima
- Alamat lengkap penerima
- Detail tentang pesanan termasuk barang dan jumlah yang konsumen pesan
- Cara pembayaran untuk pelunasan pesanan
- Tanggal dan waktu ekspedisi
- Detail tentang metode ekspedisi untuk mengirimkan pesanan.
- Spesifikasi produk sesuai pesanan konsumen termasuk ukuran, berat, dan persyaratan khusus apapun
- Nomor pelacakan untuk kiriman
- Barcode atau kode QR
- Kuantitas dan berat barang
- Tanda tangan orang yang menerima kiriman sebagai bukti penyerahan.
Mengapa Proof of Delivery Penting
Dokumen pengiriman barang penting karena formulir ini akan melindungi bisnis dari kemungkinan paket hilang, rusak, dan salah kirim. Masalah ini mungkin biasa terjadi karena meningkatnya volume ekspedisi. Tanpa dokumentasi yang tepat, bisnis mungkin berisiko mengurangi pendapatan mereka.
Selain itu, konsumen saat ini mengharapkan layanan ekspedisi yang nyaman dan berkualitas tinggi. Mungkin sulit bagi bisnis untuk memenuhi permintaan konsumen tanpa menyelesaikan masalah internalnya terlebih dahulu. Bisnis dapat menyederhanakan alur kerja mereka dan memberikan layanan yang lebih baik dengan memanfaatkan bukti ekspedisi.
Sekarang, Anda mungkin bertanya-tanya, bagaimana bentuk ekspedisi ini menyederhanakan alur kerja bisnis? Bukti ekspedisi adalah bagian penting dari proses penjualan dan memastikan rantai pasokan berfungsi. Hal ini juga terkait langsung dengan perolehan pendapatan.
Ketika suatu barang meninggalkan toko, bisnis, atau gudang, bukti ekspedisi inilah yang memberikan akuntabilitas end-to-end antara pengirim dan penerima. Ini juga berguna untuk mengantisipasi kendala seperti permasalahan logistik.
Dengan memantau lacak balak fisik produk, bukti ekspedisi akan memastikan penerima yang tepat menerima barang dari pengirim yang tepat. Kemudian, dapat mengidentifikasi kapan dan dimana kesalahan terjadi jika terjadi kesalahan ekspedisi atau klaim kerusakan. Misalnya paket terkirim dalam keadaan rusak.
Selanjutnya, membantu menyelesaikan perselisihan terhadap klaim ekspedisi, terutama dengan transaksi e commerce. Biasanya kurir menunjukkan tanda bukti ekspedisi untuk disahkan oleh penerima, dengan tanda tangan ini menyatakan bahwa semua barang ekspedisi yang diharapkan ada dan tidak rusak.
Bukti ekspedisi ini memberi penjual dokumentasi yang diperlukan untuk memverifikasi pemenuhan pesanan dan keakuratan faktur.
Manfaat Proof of Delivery
Bukti ekspedisi penting karena konsumen ingin mengetahui apakah dan kapan produk atau layanan mereka dikirimkan. Untuk bisnis Anda, surat ini akan menyelamatkan Anda dari biaya yang tidak perlu untuk mengganti atau mengembalikan dana pesanan hingga mengulang pekerjaan.
Manfaat Bagi Pelanggan
Selain menggunakan sistem field service untuk pengawasan operasional di lapangan, keberadaan form pengiriman dokumen ini memberi banyak manfaat. Yakni membuat konsumen merasa memegang kendali.
Dengan penjualan langsung, konsumen mengontrol kapan mereka menerima pembelian. Dengan pemesanan online, kapan dan apakah produk mereka tiba berada di luar kendali mereka.
Bukti ekspedisi membantu memberikan ketenangan pikiran kepada konsumen bahwa mereka mendapatkan apa yang mereka pesan tepat pada waktu yang mereka harapkan.
Tanda terima ini memperkecil kemungkinan pesanan dicuri. Saat konsumen menerimanya, mereka dapat memastikan untuk membawa barangnya atau meminta tetangga untuk menjemputnya jika mereka tidak ada di rumah. Kemudian, memberitahu konsumen bahwa layanan mereka telah selesai.
Di dunia di mana interaksi secara digital sangat dibutuhkan, format pengiriman dokumen secara elektronik adalah cara terbaik untuk memberikan status layanan kepada konsumen Anda.
Misalnya, setelah karyawan Anda memperbaiki pipa yang rusak, mereka dapat mengirimkan foto kepada konsumen untuk menunjukkan bahwa pekerjaan telah selesai. Jika karyawan merekomendasikan pekerjaan tindak lanjut, mereka dapat menambahkan umpan balik dalam catatan ekspedisi.
Manfaat Bagi Bisnis
Berkas dokumen untuk pengiriman barang ini dapat meningkatkan pengalaman konsumen. Tanda terima ekspedisi memberi Anda visibilitas yang lebih baik mengenai status pesanan, sehingga Anda dapat melihat apakah pesanan tertunda, hilang, atau dikirimkan tepat waktu.
Visibilitas ini memungkinkan Anda memantau dan meningkatkan layanan ekspedisi untuk menawarkan pengalaman terbaik kepada konsumen Anda.
Kemudian, proof of delivery juga dapat membantu meningkatkan akurasi ekspedisi. Tanda bukti ini memberikan Anda konfirmasi bahwa barang konsumen telah tiba dan barang apa saja yang dikirimkan dalam paket tersebut. Sehingga Anda dapat melihat bahwa konsumen telah menerima apa yang dipesannya.
Di sisi lain, penggunaan tanda bukti atau proof of delivery secara digital juga semakin banyak. Sebab, dapat meningkatkan efisiensi kantor dan administrasi. Fitur bukti ekspedisi ini mengirimkan konfirmasi otomatis dari aplikasi kurir ke kantor Anda.
Manfaatnya, dapat mengurangi pemberkasan dokumen dan berarti Anda memiliki salinannya sebagai bukti jika Anda perlu menangani perselisihan mengenai pesanan.
Kesimpulan
Itulah penjelasan tentang apa itu proof delivery. Peralihan dari pembelian tradisional ke transaksi online telah meningkatkan jumlah pesanan ekspedisi. Selain itu, konsumen mengharapkan layanan berkualitas, namun meningkatnya jumlah ekspedisi menyebabkan perusahaan ekspedisi menjadi kewalahan.
Akibatnya, tanpa pemantauan yang tepat, kinerja ekspedisi mungkin akan menurun. Untungnya, bukti ekspedisi dapat secara efektif menghindari masalah apa pun yang disebutkan di atas.
Memberikan bukti pengiriman sangat penting, baik untuk bisnis Anda maupun konsumen Anda. Bukti ekspedisi dapat membantu melindungi bisnis Anda dari klaim barang yang tidak diterima dan memberikan ketenangan pikiran kepada konsumen. Terutama jika mereka tidak ada di rumah untuk menerima ekspedisi pesanan mereka secara pribadi. Bagi Anda yang membutuhkan layanan terbaik, hubungi kami di sini.
