Setiap kali pembeli melakukan pemesanan di suatu toko, ada proses yang berjalan di latar belakang hingga akhirnya menerima pembelian. Proses ini adalah order management, yang pada dasarnya mencatat permintaan pelanggan dan menangani langkah-langkah yang diperlukan untuk memenuhinya.
Prosesnya umumnya terdiri dari penerimaan permintaan, pengambilan, pengepakan, dan pengiriman barang yang ada dalam pesanan dan akhirnya melacaknya sampai terkirim. Simak ulasan lengkapnya di bawah ini!
Apa itu Order Management
Order management adalah pada proses penerimaan, pelacakan, dan pemenuhan permintaan pelanggan. Prosesnya adalah dari pesanan dan berakhir saat konsumen menerima paketnya.
Saat berusaha untuk meningkatkan skala bisnis Anda, penting untuk menyederhanakan proses ini. Jika tidak, Anda pada akhirnya akan kewalahan dengan banyaknya permintaan yang masuk.
Manajemen ini mencakup seluruh koordinasi di balik layar antara orang-orang seperti karyawan gudang dengan manajer, hingga perangkat lunak. Termasuk juga pengelolaan untuk permintaan, hubungan konsumen dan sistem perencanaan sumber daya perusahaan dan kemitraan, seperti logistik dari pihak ketiga.
Komponen-komponen ini bekerja sama untuk memenuhi permintaan secepat dan seakurat mungkin sehingga konsumen tidak hanya puas dengan produknya. Namun juga puas dengan cara perusahaan menangani pesanannya.
Salah satu elemen penting dalam proses di atas adalah transportation management system. Yakni sebuah perangkat lunak khusus untuk merencanakan, melaksanakan dan mengoptimalkan pengiriman. Fungsinya adalah mengirimkan permintaan kemudian melacak pergerakannya hingga tuntas.
Order Management System
Sistem ini mendukung semua tahapan dalam proses penjualan perusahaan Anda, mulai dari pembuatan pemesanan hingga pengiriman dan bahkan pengembalian.
Platform ini menyediakan sistem terpusat untuk mengelola pesanan dari berbagai saluran penjualan. Keberadaannya akan mampu menyederhanakan proses pembelian bagi konsumen, dan mempermudah pengelolaan permintaan, inventaris, pemenuhan, dan pengembalian bisnis.
Mengapa Order Management Penting Bagi Bisnis
Ketika industri logistik terus berkembang dan mengintegrasikan solusi inovatif, masih ada beberapa tantangan utama berupa permasalahan logistik yang muncul dari waktu ke waktu. Hal ini tidak bisa terhindarkan.
Untuk itu, sangat penting pengelolaan tersebut Anda terapkan untuk mengurangi segala potensi persoalan. Termasuk menggunakan order management logistics dan juga penting untuk memperhatikan supply chain control.
Order management logistics sendiri fungsinya untuk tracking produk hingga sampai ke konsumen. Alur kerja pengelolaan ini berdampak langsung tidak hanya pada tugas sehari-hari karyawan, namun juga pengalaman pelanggan dan bagaimana bisnis terlihat oleh basis konsumennya.
Berikut adalah beberapa alasan mengapa pelaksanaan tugas order management yang baik sangat penting bagi bisnis Anda :
Akurasi
Pengiriman yang tertunda atau produk yang salah dapat menciptakan opini pelanggan yang buruk terhadap suatu merek. Praktik pengelolaan yang baik dapat memberi kontrol tambahan pada bisnis.
Saat menggunakan sistem ini, otomatisasi dapat sangat mengurangi kemungkinan kesalahan manusia saat memenuhi permintaan.
Efisiensi
Pengelolaan yang baik mempertimbangkan bagaimana semua sistem dan proses dalam rantai pasokan saling memberi informasi untuk meningkatkan efisiensi tanpa mengorbankan akurasi.
Sistem ini dapat mengidentifikasi lokasi pemenuhan mana yang paling dekat dengan konsumen untuk mempersingkat waktu pengiriman.
Akurasi Inventaris
Karena perusahaan harus selalu mengawasi jumlah persediaan untuk memenuhi permintaan secara efektif, mereka juga harus mampu menghitung rasio perputaran persediaan secara akurat.
Hal ini dapat Anda lakukan secara manual untuk perusahaan kecil, namun perusahaan besar akan mendapatkan manfaat dari sistem otomatis yang dapat terintegrasi dengan sistem pengelolaan inventaris.
Dengan begitu, akan memberikan gambaran umum inventaris secara langsung dan memahami alirannya guna mengembangkan rencana lebih akurat.
Manajemen Biaya
Fungsi order management juga dapat membantu mengurangi biaya tenaga kerja dan pengiriman dengan membantu pekerja memanfaatkan waktu mereka sebaik-baiknya. Sistem dapat secara otomatis menentukan cara paling efisien untuk mengambil dan mengemas serangkaian permintaan.
Proses Order Management
Proses order management system berawal tepat setelah pelanggan melakukan pemesanan dan membayarnya. Rincian permintaan terkirim ke inventaris toko, tempat pekerja gudang mengelola pengambilan, pengepakan, dan pengiriman.
Prosesnya berakhir dengan toko yang memeriksa konsumen untuk mengetahui apakah mereka puas dengan pembelian mereka. Sebagian besar proses ini terbagi menjadi 3 tahap. Yakni menerima permintaan, memenuhinya dan kemudian menangani proses purna jual.
Berikut adalah langkah-langkah dari proses secara lebih detail :
Tahap 1. Menerima Pesanan
Tahap pertama dari setiap proses ini bermula saat pelanggan melakukan pemesanan ke bisnis Anda. Termasuk menerima permintaan dari konsumen dan menagih pembayarannya.
Setelah ini selesai, rincian pembelian berlanjut ke gudang Anda sehingga staf Anda dapat mulai menyiapkan produk untuk pengiriman.
Tahap 2. Memenuhi Pesanan
Pada tahap kedua, Anda benar-benar memenuhi permintaan konsumen Anda. Tahap ini dapat terbagi menjadi 3 langkah berbeda :
Memilih
Proses ini bermula dari pengambilan barang dari gudang. Gudang biasanya dilapisi dengan rak-rak yang masing-masing berisi berbagai jenis produk, sehingga pekerja gudang harus dapat memilih barang yang tepat untuk dipesan dengan cepat dan akurat.
Setelah itu barang dikirim ke tempat pengepakan untuk pengemasan.
Pengepakan
Bagian pengepakan memiliki tanggung jawab lebih dari sekedar mengemas barang dan mengirimkannya untuk pengiriman. Mereka juga bertugas menggunakan bahan kemasan yang tepat sehingga sampai ke konsumen dalam keadaan utuh dan baik. Sekaligus menggunakan sumber daya secara efisien.
Misalnya, barang-barang yang sangat mudah pecah seperti barang pecah belah harus dikemas dengan bubble wrap atau bantalan udara, dan dalam kotak dengan ukuran yang sesuai untuk menghindari pemborosan bahan kemasan.
Pengiriman
Setelah Anda memilih dan mengemas permintaan yang benar, langkah selanjutnya adalah mengirimkannya. Karyawan gudang yang bekerja di stasiun pengiriman biasanya menangani 3 tugas:
- Melampirkan label pengiriman dan invoice yang berlaku pada pesanan.
- Menandai pesanan sebagai terkirim di semua saluran penjualan Anda.
- Mengirimkan email konfirmasi pengiriman dan pelacakan pesanan ke pelanggan.
Tahap 3. Menangani Proses Setelah Penjualan
Tahap terakhir adalah penanganan proses purna jual. Anda menindaklanjuti konsumen untuk menerima umpan balik dan memastikan bahwa mereka puas dengan pembelian, dan untuk mengelola pengembalian atau dana jika ternyata tidak puas.
Contoh Platform Order Management
Sistem manajemen pesanan memberi Anda layanan terpadu untuk melihat dan mengelola semua permintaan konsumen di satu tempat.
Perangkat lunak ini memiliki kemampuan integrasi masing-masing. Pilihan terbaik untuk bisnis Anda akan bergantung pada kebutuhan dan tujuan spesifik Anda. Berikut adalah beberapa yang kerap digunakan secara umum :
Skubana
Inilah platform perdagangan yang berspesialisasi membantu perusahaan kompleks yang memenuhi pesanan dari berbagai lokasi dan saluran gudang. Sistem ini menawarkan analisis mendalam dan alat untuk mengotomatisasi hampir semua hal, bahkan permintaan pembelian.
SuiteCommmerce
Platform ini menawarkan berbagai fitur, termasuk sistem pengelolaan pesanan yang dapat menangani permintaan dari berbagai saluran, seperti toko fisik, toko online, atau bahkan kios.
ShipStation
Ini adalah perangkat lunak pengiriman yang ditujukan khusus untuk penjual. Fungsinya adalah menyederhanakan dan mengotomatiskan proses pengiriman.
Nah, itulah penjelasan mengenai order management dengan proses dan contoh platformnya. Manajemen ini sangat berguna untuk memastikan aktivitas bisnis Anda, berkaitan dengan pemenuhan permintaan, berjalan dengan baik. Bila Anda membutuhkan layanan tracker terbaik, berikut ini linknya.
